Gastenregistratie in Spanje | Dit moet je weten

Welke gegevens moet je doorgeven bij een vakantie in Spanje?

Wie in Spanje overnacht in een hotel, appartement, vakantiehuis of vakantievilla krijgt te maken met de Spaanse gastenregistratie. Ook gasten van Spaanse Zon Vakantievilla’s moeten daarom bepaalde persoonsgegevens doorgeven. Die gegevens worden door ons geregistreerd en via het beveiligde systeem SES.HOSPEDAJES doorgegeven aan het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken.
De verplichting is niet nieuw. Spanje kent al tientallen jaren een registratieplicht voor reizigers. Sinds de invoering van Real Decreto 933/2021 is de registratie uitgebreid en gedigitaliseerd, zodat ook moderne vormen van vakantieverhuur, boekingsplatforms en particuliere vakantiehuizen onder dezelfde landelijke regelgeving vallen. Voor jou als vakantiegast verandert er uiteindelijk niet zoveel: je moet bij een verblijf in Spanje kunnen aantonen wie je bent en enkele aanvullende gegevens verstrekken.

Laatste update: september 2026

Waarom registreert Spanje vakantiegasten?

Spanje kent al sinds de vorige eeuw een systeem waarbij accommodaties gegevens van hun gasten registreren. Hotels deden dit bijvoorbeeld al lange tijd via een zogenoemd parte de viajeros, oftewel een reizigersregistratie. Met Real Decreto 933/2021 heeft Spanje die regelgeving gemoderniseerd. De overheid wilde onder andere vakantiehuizen, online boekingsplatforms en andere nieuwe vormen van toeristische verhuur onder hetzelfde registratiesysteem brengen. Volgens het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken is de registratie bedoeld voor de bescherming van de openbare veiligheid en voor de preventie, opsporing en het onderzoek naar ernstige criminaliteit.
De gegevens worden tegenwoordig digitaal verwerkt via SES.HOSPEDAJES, het centrale registratiesysteem van de Spaanse overheid.

Sinds wanneer geldt SES.HOSPEDAJES?

Real Decreto 933/2021 werd al in oktober 2021 gepubliceerd. De communicatieverplichtingen uit het Koninklijk Besluit gingen formeel vanaf 2 januari 2023 gelden. Daarna volgden verschillende overgangs- en aanpassingsperiodes voor de toeristische sector. Sinds 2 december 2024 wordt SES.HOSPEDAJES als het nieuwe landelijke registratiesysteem gebruikt. Daarmee verving het voor veel professionele verhuurders het oude systeem waarbij gasteninformatie rechtstreeks aan bijvoorbeeld de Guardia Civil of Policía Nacional werd doorgegeven.
Voor vakantiegangers werd de registratie daardoor uitgebreider, maar vooral voor verhuurders veranderde de administratieve verwerking.

Wie moet gasten registreren?

De regelgeving geldt niet alleen voor hotels. Onder de registratieplicht vallen onder andere:

• hotels en hostels
• pensions
• vakantieappartementen
• vakantievilla’s en vakantiehuizen
• campings
• bungalows
• toeristische verhuurders
• professionele en particuliere verhuurders
• bepaalde tussenpersonen en boekingsplatforms

Ook Spaanse Zon Vakantievilla’s valt daarom onder de verplichtingen van Real Decreto 933/2021. De regels gelden in heel Spanje.

Welke gegevens moet je als vakantiegast doorgeven?

Voor de gastenregistratie worden verschillende identificatie- en contactgegevens gevraagd. Het gaat onder andere om:

• voornaam
• eerste achternaam
• eventueel tweede achternaam
• geslacht
• nummer van het identiteitsdocument
• soort identiteitsdocument, bijvoorbeeld paspoort of identiteitskaart
• nationaliteit
• geboortedatum
• woonadres
• woonplaats
• land van verblijf
• telefoonnummer
• e-mailadres
• aantal reizigers

Wanneer minderjarige kinderen meereizen, moet daarnaast de relatie met de begeleidende volwassene worden geregistreerd. Bij professionele verhuur kunnen volgens Real Decreto 933/2021 ook aanvullende documentgegevens nodig zijn, zoals het zogenoemde document- of supportnummer.

Moet iedere gast worden geregistreerd?

Ja. De registratieplicht geldt niet alleen voor degene die de vakantie heeft geboekt. Alle gasten die daadwerkelijk in de accommodatie verblijven moeten worden geregistreerd. Voor kinderen jonger dan 14 jaar worden de gegevens verstrekt door de volwassene met wie zij reizen. Gasten vanaf 14 jaar moeten volgens de regelgeving zelf worden opgenomen op het registratie- of incheckformulier en dit ondertekenen.

Moet ik een kopie van mijn paspoort of identiteitskaart opsturen?

Dit is een belangrijk punt waarop in 2025 duidelijkheid is gekomen. Nee, een accommodatieverstrekker mag voor de gastenregistratie niet standaard een volledige kopie van je paspoort of identiteitskaart verlangen. De Spaanse privacytoezichthouder AEPD heeft in juni 2025 expliciet aangegeven dat een volledige kopie van een identiteitsbewijs méér persoonsgegevens bevat dan nodig zijn voor de registratie. Op een paspoort of identiteitskaart staan bijvoorbeeld ook een foto en andere gegevens die voor de gastenregistratie niet allemaal noodzakelijk zijn.
De identiteit van een gast moet uiteraard wel kunnen worden gecontroleerd. Dat kan bijvoorbeeld door de benodigde gegevens uit het identiteitsdocument te registreren en de identiteit aan de hand van het originele document of een geschikte identificatiemethode te verifiëren. Je hoeft dus niet verbaasd te zijn wanneer om je paspoort- of ID-gegevens wordt gevraagd. Dat is wettelijk verplicht. Maar het verzamelen en bewaren van een volledige kopie van het document is iets anders.

Waarom vraagt Spaanse Zon deze gegevens?

Wij vragen deze gegevens niet omdat wij graag extra persoonsgegevens van onze gasten verzamelen. Spaanse Zon Vakantievilla’s heeft als professionele verhuurorganisatie een wettelijke verplichting om gasten en boekingen te registreren. De gegevens worden gebruikt om aan Real Decreto 933/2021 te voldoen en worden via het daarvoor bestemde systeem aan de Spaanse overheid doorgegeven. Voorheen werden beperktere reizigersgegevens onder andere met de lokale Guardia Civil gedeeld. Tegenwoordig verloopt deze registratie centraal via SES.HOSPEDAJES.

Worden ook gegevens van mijn boeking geregistreerd?

Ja. De regelgeving gaat verder dan alleen je naam en paspoortnummer. Ook bepaalde gegevens rond de boeking en het verblijf worden geregistreerd, bijvoorbeeld:

• boekings- of contractnummer
• datum van de boeking
• aankomstdatum en aankomsttijd
• vertrekdatum en vertrektijd
• adres van de accommodatie
• aantal slaapkamers
• of internet aanwezig is
• gegevens over de wijze waarop de boeking is betaald

Dat laatste heeft sinds de invoering van SES.HOSPEDAJES regelmatig tot vragen geleid. De wet noemt bijvoorbeeld het type betaalmiddel en identificerende gegevens van het gebruikte betaalmiddel. Dit betekent echter niet dat iedere individuele gast opnieuw apart zijn of haar volledige bankgegevens aan de accommodatieverstrekker moet verstrekken. Het gaat om gegevens rond de boekings- en betalingstransactie waarover de professionele verhuurder of betrokken tussenpersoon beschikt.

Wie kan de geregistreerde gegevens bekijken?

Ook hierover stond in oudere berichtgeving regelmatig onjuiste of onduidelijke informatie. Real Decreto 933/2021 bepaalt dat de gegevens worden opgeslagen in systemen onder verantwoordelijkheid van de Spaanse Secretaría de Estado de Seguridad, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De gegevens mogen binnen deze regeling worden verwerkt door de Spaanse politie- en veiligheidsdiensten voor hun wettelijke taken op het gebied van preventie, opsporing en onderzoek van criminaliteit. Daarnaast kunnen binnen hun wettelijke bevoegdheden ook de rechterlijke macht en het Spaanse Openbaar Ministerie toegang krijgen. Het is dus niet zo dat allerlei willekeurige Spaanse overheidsinstanties automatisch vrij toegang hebben tot de gegevens.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Voor professionele accommodatieverstrekkers geldt een bewaarplicht. Het digitale gastenregister moet volgens Real Decreto 933/2021 gedurende drie jaar na het einde van het verblijfworden bewaard. Dat is een verplichting van de verhuurder of accommodatieverstrekker. De verwerking en bewaring moeten daarnaast voldoen aan de geldende regels voor gegevensbescherming.

Binnen welke termijn moeten de gegevens worden doorgegeven?

De verhuurder moet bepaalde informatie over een boeking en verblijf snel aan SES.HOSPEDAJES doorgeven. De wettelijke termijn is maximaal 24 uur vanaf onder andere:

• het maken of formaliseren van een reservering
• het annuleren van een reservering
• het daadwerkelijk beginnen van het verblijf

Daarom kan het voorkomen dat Spaanse Zon al vóór je aankomst bepaalde gegevens nodig heeft. Wij kunnen de registratie niet simpelweg uitstellen tot na je vakantie.

Wat gebeurt er als een verhuurder gasten niet registreert?

De verantwoordelijkheid voor een correcte registratie ligt bij de accommodatieverstrekker. Het volledig achterwege laten van verplichte registraties of meldingen kan als een ernstige overtreding worden beschouwd. Onvolledige registraties of te late meldingen kunnen als lichtere overtredingen worden aangemerkt. De mogelijke boetes op grond van de Spaanse wetgeving lopen uiteen van €100 tot €600 voor lichte overtredingen en van €601 tot €30.000 voor ernstige overtredingen. Dat is mede de reden waarom professionele verhuurders zorgvuldig omgaan met de registratie van hun gasten.

Geldt deze registratie alleen voor vakantiehuizen?

Nee. Dezelfde landelijke regelgeving omvat verschillende vormen van verblijf. Je kunt er dus ook mee te maken krijgen wanneer je verblijft in:

• een hotel
• een hostel
• een camping
• een appartement
• een B&B
• een vakantiehuis
• een vakantievilla

Ook de Spaanse autoverhuurbranche valt onder Real Decreto 933/2021 en maakt voor haar eigen registraties gebruik van SES.HOSPEDAJES. Bij het huren van een auto worden uiteraard andere gegevens geregistreerd dan bij een vakantieaccommodatie.

Wat betekent de gastenregistratie voor jouw vakantie in Moraira?

In de praktijk vooral dat we vóór of bij aankomst iets meer informatie nodig hebben. Voor de rest verandert er weinig aan je verblijf. Spaanse Zon verzorgt de administratieve registratie en zorgt ervoor dat de wettelijk vereiste gegevens via het officiële systeem worden verwerkt. Als gast hoef je zelf geen registratie bij de Spaanse overheid te doen. Het belangrijkste is dat je de gevraagde gegevens correct en tijdig aanlevert. Daarna kun jij je gewoon bezighouden met belangrijkere zaken: genieten van je vakantie in Moraira.

👉🏻 Bekijk onze vakantiehuizen in Moraira

---

Veelgestelde vragen over gastenregistratie in Spanje

Moet ik mij als toerist registreren als ik naar Spanje reis?
Wanneer je in een commerciële of toeristische accommodatie verblijft, moeten je gegevens door de accommodatieverstrekker worden geregistreerd. Je hoeft hiervoor zelf geen afzonderlijke registratie bij de Spaanse overheid te doen.

Geldt de gastenregistratie ook voor Nederlandse en Belgische toeristen?
Ja. De registratie is gekoppeld aan het verblijf in een Spaanse accommodatie en geldt ongeacht je nationaliteit.

Moeten kinderen ook geregistreerd worden?
Ja. Ook kinderen worden in het gastenregister opgenomen. Bij kinderen jonger dan 14 jaar verstrekt de begeleidende volwassene de benodigde gegevens.

Moet ik mijn paspoort of identiteitskaart laten zien?
De accommodatieverstrekker moet kunnen controleren dat de geregistreerde persoonsgegevens overeenkomen met je identiteit. Je identiteitsbewijs kan daarom worden gebruikt om deze gegevens te controleren.

Mag een verhuurder een kopie van mijn paspoort maken?
Niet standaard voor de gastenregistratie. De Spaanse privacytoezichthouder AEPD heeft duidelijk gemaakt dat het verzamelen van een volledige kopie van een paspoort of identiteitskaart voor dit doel in beginsel te veel persoonsgegevens oplevert.

Waarom moet ik mijn woonadres doorgeven?
Het woonadres behoort tot de gegevens die volgens Real Decreto 933/2021 voor de reizigersregistratie worden gevraagd.

Waarom wordt om mijn telefoonnummer en e-mailadres gevraagd?
Ook contactgegevens maken deel uit van de gegevens die onder de huidige regelgeving kunnen worden geregistreerd.

Worden ook betalingsgegevens geregistreerd?
De regelgeving verplicht professionele accommodatieverstrekkers om bepaalde gegevens over de boekings- en betalingstransactie te registreren. Dat betekent niet dat iedere gast afzonderlijk opnieuw zijn volledige bankgegevens hoeft door te geven.

Hoe snel moeten mijn gegevens worden doorgegeven?
Voor verschillende meldingen geldt een maximale termijn van 24 uur na de reservering, annulering of start van het verblijf.

Hoe lang bewaart een professionele verhuurder de gegevens?
Het wettelijk verplichte digitale gastenregister moet drie jaar worden bewaard vanaf het einde van de betreffende dienstverlening.

Waar worden de gegevens naartoe gestuurd?
De gegevens worden via SES.HOSPEDAJES verzonden naar het landelijke systeem van de Spaanse Secretaría de Estado de Seguridad.

Gastenregistratie bij Spaanse Zon Vakantievilla’s
Boek je een villa, appartement of penthouse via Spaanse Zon Vakantievilla’s, dan zorgen wij voor de verplichte registratie. Je hoeft hiervoor zelf geen contact op te nemen met de Guardia Civil, Policía Nacional of een andere Spaanse overheidsinstantie. Wij vragen je om de gegevens die nodig zijn om aan de Spaanse regelgeving te voldoen en verwerken deze via de daarvoor bestemde procedure. Heb je vragen over de registratie vóór je verblijf? Neem dan gerust contact met ons op.